Trámites para abrir un negocio en España
Abrir un negocio en España son cinco decisiones que se convierten en siete trámites en un orden concreto: la forma jurídica (autónomo o sociedad), la constitución si eliges sociedad, el alta en Hacienda, el alta en la Seguridad Social, el contrato de arrendamiento del local, la licencia de apertura o declaración responsable y las obligaciones propias de tu actividad. Con una asesoría detrás el papeleo se resuelve en semanas y no es la parte difícil: lo difícil es lo que empieza a correr en cuanto firmas, porque desde ese mes pagas la cuota de autónomos vendas lo que vendas. En nuestra cuenta de resultados son 294 € al mes, y es el primer gasto fijo que hay que escribir en el papel.
Abajo está el recorrido entero, en orden, y lo que pesa cada pieza dentro de la cuenta real de una tienda.
¿Qué trámites hay que hacer para abrir un negocio en España y en qué orden?
El orden no es un capricho. No puedes pedir una licencia sobre un local que no tienes contratado, y no puedes emitir la primera factura sin el alta censal. Cada paso desbloquea el siguiente.
| Paso | Trámite | Dónde se hace | Qué consigues |
|---|---|---|---|
| 1 | Elegir la forma jurídica | Tu asesoría fiscal | La decisión: autónomo o sociedad |
| 2 | Constituir la sociedad (solo si no vas como autónomo) | Registro Mercantil Central, notaría y Registro Mercantil | Denominación, escritura y NIF |
| 3 | Alta en Hacienda | Agencia Tributaria | Declaración censal, epígrafe del IAE y alta en IVA |
| 4 | Alta en la Seguridad Social | Tesorería General de la Seguridad Social | Alta en el RETA y, si hay empleados, inscripción de la empresa |
| 5 | Contrato de arrendamiento | La propiedad del local | Contrato de uso distinto de vivienda a tu nombre |
| 6 | Licencia de apertura o declaración responsable | Ayuntamiento | El permiso para abrir al público |
| 7 | Obligaciones de tu actividad | Comunidad autónoma y ayuntamiento | Registro sanitario, protección de datos, seguro y hojas de reclamaciones |
Los pasos 1 a 4 son estatales: el procedimiento es el mismo en las 50 provincias y en las 2 ciudades autónomas. El 5 es un contrato privado con la propiedad del local. El 6 cambia de un ayuntamiento a otro, y ahí es donde dos proyectos iguales acaban tardando cosas distintas.
¿Autónomo o sociedad limitada? Lo que cambia de verdad
Es la primera decisión y condiciona el papeleo posterior.
- Autónomo. Arrancas antes y con menos coste de constitución: no hay notaría ni inscripción registral. Tributas por IRPF y respondes de las deudas del negocio con tu patrimonio personal.
- Sociedad, normalmente una SL. Reservar la denominación en el Registro Mercantil Central, aportar el capital social, firmar escritura ante notario e inscribirla en el Registro Mercantil dentro del código CNAE de la actividad. Tributas por el Impuesto de Sociedades, la contabilidad es más exigente y la responsabilidad queda limitada al capital aportado.
Al terminar la constitución obtienes el NIF definitivo de la sociedad, lo que durante años se llamó CIF. Y un aviso que ahorra disgustos: montar una SL no te libra de la cuota mensual. Si trabajas en tu propio negocio y además lo administras, lo normal es estar de alta como autónomo societario.
Nosotros no elegimos por ti: en nuestra red conviven los dos formatos y la decisión es de tu asesoría fiscal. Lo que sí hacemos es enseñarte cómo queda cada opción en la cuenta de la tienda.
¿Qué se hace en Hacienda antes de facturar el primer euro?
El trámite central es la declaración censal, el modelo 036. Con ella comunicas a la Agencia Tributaria que empiezas una actividad y defines tres cosas de golpe:
- El epígrafe del Impuesto de Actividades Económicas (IAE). No es lo mismo un taller de reparación de coches que un comercio de alimentación desatendido: el epígrafe determina obligaciones y si te toca pagar la cuota del impuesto o estás exento.
- El régimen de IVA y los tipos que vas a repercutir.
- Las obligaciones periódicas: declaraciones de IVA, pagos a cuenta de IRPF o de Sociedades y las retenciones que tengas que ingresar.
Esa última línea sorprende a quien abre su primer local: el alquiler de un local de negocio lleva retención de IRPF, y quien la ingresa en Hacienda eres tú, no la propiedad. La descuentas de la factura del alquiler y la adelantas en nombre del arrendador. Si no lo tienes previsto, el primer trimestre da un susto.
Todo esto lo lleva una asesoría, que es un gasto fijo mensual. En nuestra cuenta va dentro de «resto de gastos fijos», junto con los suministros y la plataforma uNobo Connect que opera la tienda: 630 € al mes en MADRID, LISBOA y DUBLÍN, y 450 € en CORNER.
¿Cómo te das de alta en la Seguridad Social y qué te cuesta cada mes?
El alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) se hace en la Tesorería General de la Seguridad Social. Los requisitos para ser autónomo son pocos: actividad por cuenta propia habitual y con ánimo de lucro, DNI o NIE en vigor, haber comunicado el inicio de actividad a Hacienda y elegir mutua y base de cotización. No hace falta tener el local, ni clientes, ni haber facturado nada.
La cuota depende de tus rendimientos netos y de las bonificaciones de inicio. Tramos y bonificaciones cambian con cada reforma, así que no te damos aquí un importe cerrado que dentro de unos meses sea mentira: ese número te lo calcula tu asesoría.
Lo que sí podemos darte es el nuestro. En la cuenta de resultados de nuestras tiendas presupuestamos 294 € al mes de cuota de autónomos. Es la cifra que usamos en los modelos MADRID, LISBOA y DUBLÍN, y es un gasto fijo real desde el primer mes de actividad.
- No depende de las ventas. Un mes flojo paga los mismos 294 € que el mejor mes del año.
- Corre los doce meses. No hay vacaciones de cuota mientras estés de alta.
- Empieza antes que los ingresos. Entre el alta y la apertura hay semanas de obra, licencia y montaje, y esa cuota ya está corriendo.
Hay una excepción en nuestra gama y explica por qué el CORNER tiene una cuenta tan distinta: ahí la línea de autónomos es 0 €. No porque nadie la pague, sino porque el CORNER lo instala quien ya tiene un negocio abierto y ya está de alta. La segunda caja no genera una segunda cuota.
¿Cuánto pesan 294 € al mes en la cuenta de una tienda?
Estos son los gastos fijos mensuales de nuestros cuatro modelos: los tres conceptos que nacen justo de los trámites que acabas de hacer. Los 294 € están dentro, no en una nota al pie.
| Gasto fijo mensual | CORNER | MADRID | LISBOA | DUBLÍN |
|---|---|---|---|---|
| Alquiler del local | 0 € | 500 € | 650 € | 750 € |
| Autónomos | 0 € | 294 € | 294 € | 294 € |
| Resto: asesoría, suministros y uNobo Connect | 450 € | 630 € | 630 € | 630 € |
Léelo por el modelo MADRID, nuestra referencia: 500 € de alquiler, 294 € de cuota y 630 € de asesoría, suministros y plataforma. No hay una cuarta línea escondida. Y de las tres, la cuota es la más pequeña y la única que no se negocia: el alquiler se negocia, la asesoría se cambia, el producto se compra mejor. La cuota, no.
Con esos gastos fijos y el coste del producto, el modelo MADRID deja 1.968 € de beneficio al mes sobre una facturación media de 5.300 €. La cuenta completa de los cuatro modelos, línea a línea, está desglosada en por qué invertir en una tienda vending 24 h: ahí se ve de dónde sale cada euro.
La cuota entra además en el filtro con el que decidimos si un proyecto sale adelante. Nuestro techo de gastos fijos sin contar el alquiler es de 1.035 € al mes, y los 294 € van dentro de ese techo. Si un local obliga a superarlo, la cuenta deja de cerrar.
No hay costes de personal en esta cuenta, y esa es la razón estructural de que los números funcionen frente a un comercio atendido. Que no haya nómina no significa que no haya trabajo: una tienda 24 h exige reposición, mantenimiento y gestión. No es un ingreso pasivo y no lo vendemos como tal.
¿Qué revisar en el contrato de arrendamiento antes de firmarlo?
Un local de negocio se alquila como «uso distinto de vivienda». Ahí la Ley de Arrendamientos Urbanos deja casi todo a lo que pacten las partes, y eso significa una cosa: lo que firmes es lo que hay. No esperes que la ley te salve de una cláusula mala. Lo que miramos siempre:
- Duración y obligado cumplimiento. Cuántos años te comprometes y qué pasa si te sales antes.
- Fianza y garantías. La fianza legal más lo que la propiedad pida por encima: aval, mensualidades adelantadas o las dos cosas. Dinero inmovilizado desde el día uno.
- Condición suspensiva ligada a la licencia. La cláusula más importante: si el ayuntamiento no autoriza la actividad, no deberías estar pagando renta por un local en el que no puedes abrir.
- Quién paga la adecuación. Obras, acometidas y quién se queda las mejoras al terminar.
- Potencia eléctrica disponible. Una acometida corta obliga a un aumento de potencia que cuesta dinero y, sobre todo, tiempo.
- Cesión y traspaso. Si algún día quieres vender el negocio, esta cláusula decide si puedes.
La renta que firmes marca la viabilidad para siempre. Las cifras de alquiler de la tabla de arriba son medias de red: en grandes capitales suben. Nuestro tope es de 750 €, con margen hasta 900 € cuando hay palancas que lo soporten, como ingresos de terceros —un cajero, un punto de paquetería— o un equipo adicional en comodato. Por eso el informe de viabilidad recalcula con el alquiler real del local.
¿Qué parte del permiso municipal depende de ti?
La vía no la eliges tú. Según la actividad y según si hay obra, el ayuntamiento decide si basta con una declaración responsable o si hace falta licencia previa con resolución antes de abrir. Lo que sí está en tu mano es llegar con el proyecto técnico firmado y los certificados de las instalaciones en regla: un expediente incompleto retrasa las dos vías por igual.
Es el paso donde más proyectos se atascan, y conviene decir por qué: depende del técnico que redacta, del ayuntamiento que resuelve y de la compañía que ejecuta la acometida. Por eso en nuestro modelo no lo dejamos en manos del inversor. Cómo se tramita cada vía y qué documentación entra lo desarrollamos entero en cómo obtener la licencia para montar una tienda de vending 24 h.
¿Qué parte de estos trámites no haces solo si abres con nosotros?
El recorrido completo de una apertura, en orden: asesoría técnica y estudio de tu perfil, firma del contrato y reserva, búsqueda de local con estudio de zona apoyado en una herramienta de business intelligence, visita al local y firma del arrendamiento, diseño de la tienda (planos, interior y fachada), obtención de la licencia de apertura, montaje, puesta en marcha y capacitación inicial, y apertura con entrega de llaves.
El Departamento de Expansión te acompaña hasta la firma y el local. Los departamentos Técnico y de Marketing se encargan del diseño, la licencia y el montaje. Postventa entra el día de la apertura y se queda. Los equipos van con 36 meses de garantía de piezas.
Lo que sigue siendo tuyo, porque no se puede delegar: la forma jurídica, el alta en Hacienda, el alta en la Seguridad Social con sus 294 € al mes y la firma del arrendamiento, que la haces tú porque el contrato va a tu nombre.
Sobre el dinero: desde uRetail Capital buscamos la financiación —bancos, subvenciones y ayudas públicas— con un asesor personalizado, y hay una modalidad de pago a 72 meses tras la cual la tienda es únicamente del inversor. Las ayudas las tratamos aparte en ayudas y subvenciones para emprendedores: revisa las fechas de convocatoria y la contraprestación de cada una, porque ahí se pierden más que por no cumplir requisitos.
Y los modelos, con su inversión y su plazo de amortización: CORNER 18.900 € + IVA, 18 meses; MADRID 34.900 € + IVA, 18 meses; LISBOA 44.900 € + IVA, 17 meses; DUBLÍN 54.900 € + IVA, 15 meses. Qué incluye cada uno está en los cuatro modelos de tienda METRO24st.
El siguiente paso no cuesta nada. Si ya tienes local, lo analizamos antes de que firmes el arrendamiento: el estudio previo es gratuito y sin compromiso, y si los números no salen te lo decimos con los números delante. Si no lo tienes, la búsqueda forma parte del servicio, y un local que no da la cuenta se descarta y se sigue buscando. Escríbenos desde la página de contacto con la dirección o la zona que estés valorando.
Preguntas frecuentes sobre los trámites para abrir un negocio
¿Puedo abrir una tienda 24 h siendo autónomo o necesito una sociedad?
Las dos funcionan y en nuestra red conviven. La decisión la toma tu asesoría fiscal según tu responsabilidad patrimonial y tus otros ingresos. En los dos casos hay cuota: si administras y trabajas en tu propia sociedad, lo habitual es el alta como autónomo societario.
¿Cuánto hay que contar de cuota de autónomos al mes?
El importe exacto depende de tus rendimientos netos y de las bonificaciones de inicio, y lo calcula tu asesoría. En nuestra cuenta de resultados presupuestamos 294 € al mes en MADRID, LISBOA y DUBLÍN. En el CORNER la línea es 0 €, porque quien lo instala ya tiene un negocio abierto y ya está de alta.
¿Cuál de todos los trámites tarda más?
La licencia de apertura o la declaración responsable, porque dependen del ayuntamiento, del técnico que redacta el proyecto y de las suministradoras. Es el tramo con más terceros implicados.
¿Necesito tener ya el local para empezar los trámites?
Para el alta en Hacienda y en la Seguridad Social, no. Para la licencia, sí: se pide sobre un local concreto y con contrato firmado. Si no lo tienes, la búsqueda forma parte del servicio y el estudio de zona se hace antes de que firmes ningún arrendamiento.
